English Minutes: MIS PTA General Meeting
Date & Time: May 26, 2026, 12:15 - 13:15.
Format: Hybrid (School & Zoom).
Opening and Attendance
Chair: Scott Carnahan
School Bazaar Recognition
The PTA recognized the outstanding success of the School Bazaar held on May 23, 2026.
Highlights
Estimated attendance reached approximately 1,200 people, making it the best-attended bazaar to date.
The event is also projected to be the highest fundraising bazaar in school history.
Event Planning Committee Report
Leader : Ruckvalai Rattanajaruskul
Committee Goals
Strengthen collaboration between parents and the school by acting as a strategic partner.
Develop policies and processes (PDMA framework) to support long-term collaboration and continuity.
Create an annual event roadmap to preserve and improve core school traditions, including the MIS Bazaar.
Upcoming Events
Terry Fox Run: June 27, 2026
Family Picnic: September 5, 2026
Activities to be planned by the Events Team.
Staff Appreciation Luncheon: February 27, 2027
New Initiative: “The MIS Voice”
A pilot initiative, The MIS Voice, will be launched to gather parent feedback and strengthen communication with Mr. Hall through coffee meetings and parent engagement opportunities. The initiative aims to better align school priorities with student development and family needs.
Parent Engagement
Parent recruitment saw strong participation during Term 1, particularly following the momentum of the Bazaar.
Grade-level parent representatives are envisioned as important communication and feedback channels.
Communication
Parents are encouraged to share ideas and feedback via events@mispta.com.
Action Items
Publish a call for parent feedback through events@mispta.com.
Create and maintain a centralized repository to track and organize responses.
Treasurer’s / Accounting Committee Report from
Leader : Naho Noguchi
Financial Overview
The FY2026 PTA budget was presented (detailed in the attached Excel document).
Projected income: approximately ¥4.8 million
Bazaar beverage sales: ¥79,600
Projected expenditures: approximately ¥4.7 million
Expected carryover and donation capacity: approximately ¥4.3 million designated for donation funds
Approval
The 2026–2027 budget and event plans were unanimously approved by members present in person and online.
IT Committee Report
Leader : Charles Green
Email and Access Management
PTA officer email addresses were updated by removing the year from the address format.
The 2026 email versions will remain active as aliases to ensure continuity.
Historical account access from 2019 onward has been cleaned up.
Archived records are now stored securely with restricted access.
Access permissions are currently limited to designated roles:
IT Lead
PTA President
PK President
SOP and Shared Drive Development
Standard Operating Procedures (SOPs) were established for updating officer email groups and standardizing administrative processes.
Shared drives have now been created for all committees, though most folders still require file migration.
Special Projects
File Ownership Audit
Review and transfer files from personal “My Drive” accounts to committee Shared Drives.
SOP Development
Create standardized procedures for committee operations and maintenance.
An “SOP” Shared Drive folder has been created and includes:
SOP templates available to all committees
Example guide: “SOP IT Updating” with screenshots and process instructions
Volunteer Request
The IT Committee requested 2–3 volunteers to assist with:
SOP drafting and testing
File transfer procedures
30–60 minute working sessions
Administrative Update
Mr. Anthony Hall will be added to PTA officer access at MIS.
Dual access will be maintained through both direct email and role-based accounts.
Action Items
Recruit 2–3 volunteers by June 2, 2026.
Schedule SOP working sessions by June 9, 2026.
Produce at least one SOP for each participating committee.
Conduct a phased file migration plan:
Inventory committee files in administrators’ “My Drive” by June 6, 2026
Migrate priority folders to Shared Drives by June 20, 2026
Verify permissions and document migration procedures
Maintain archived access lists in restricted storage.
Propose a document retention and deletion policy by June 30, 2026.
Donations Committee Report
Leader : Go Moto
Key Points
2026 is designated as a donation year in the PTA’s alternating donation cycle.
Discussions with the school administration will begin shortly to identify donation priorities and school needs.
PR Committee Report
Leader : Reyna Kintawuri
Key Points
Handover from Kana-san, the previous PR Committee Lead, is currently in progress.
Current priorities include:
Preparing the Bazaar report
Updating the MIS PTA website
A more detailed PR plan will be shared at the next meeting following completion of the handover process.
Volunteer Request
One volunteer is requested to assist with PR-related tasks.
Rule-Making Committee Report
Leader : Emmy Namba
Key Points
No bylaw changes have been made since 2024, and the current bylaws remain valid for 2026.
Members are encouraged to submit suggestions for future bylaw amendments.
The committee’s SOP remains active and has supported both monthly and general PTA meetings.
The committee expressed willingness to share SOP templates with the IT Committee, which is open to adopting or adapting the existing format.
Committee Leadership Announcements and Votes
Approval
The following PTA officers were unanimously approved for the 2026–2027 school year:
President : Scott Carnahan
Vice President : Charles Green
Vice President : Yukiko Tsuku
Auditor : Chiaki Katsuyama
Treasurer / Accounting : Naho Naguchi
Public Relation : Reyna Kintawuri
Event Committee : Ruckvalai Rattanajaruskul
Donation Commitee : Go Muto
Rule-making Commitee : Emi Namba
IT Committee : Charles Green
The PTA extends its appreciation to all officers and volunteers for their continued support and commitment to the MIS community.
Next Meeting
Date: June 16, 2026
Planned Agenda Items
SOP progress updates
Donation proposals
PR Committee plan
File migration progress
Event updates
MIS PTA 総会報告
開催日時: 2026年5月26日（火）12:15～13:15
開催形式: ハイブリッド開催（校内会場・Zoom）
開会
議長: Scott Carnahan
スクールバザー報告
PTAは、2026年5月23日に開催されたスクールバザーの大成功を称えました。
主な成果
来場者数は約1,200名と推定され、過去最高の来場者数を記録しました。
募金・収益額においても、学校史上最高となる見込みです。
イベント企画委員会報告
委員長：Ruckvalai Rattanajaruskul
委員会の目標
保護者と学校をつなぐ戦略的パートナーとして協力体制を強化する。
PDMAフレームワークに基づく方針および運営プロセスを整備し、継続的な協働体制を構築する。
MISバザーをはじめとする学校の伝統的な行事を維持・発展させるため、年間イベント計画を策定する。
今後の主なイベント
Terry Fox Run：2026年6月27日
Family Picnic：2026年9月5日
（イベント委員会が企画・運営予定）
Staff Appreciation Luncheon：2027年2月27日
新プロジェクト「The MIS Voice」
保護者の声を積極的に収集し、Mr. Hallとのコーヒーミーティングや保護者交流の機会を通じて学校との対話を深める試験的プロジェクト「The MIS Voice」を開始します。
本プロジェクトでは、生徒の成長支援や各家庭のニーズをより的確に把握し、学校運営との連携強化を目指します。
保護者参加の促進
Term 1では、特にバザー開催後に多くの保護者がPTA活動へ関心を示しました。
今後は各学年の保護者代表を重要な意見交換および情報共有の窓口として活用していく予定です。
ご意見・ご提案について
イベントに関するご意見やご提案は、events@mispta.com までお寄せください。
会計委員会報告
担当：Naho Noguchi
2026年度予算概要
2026年度PTA予算案（詳細は別添資料参照）が提出されました。
予想収入：約480万円
バザー飲料販売収益：79,600円
予想支出：約470万円
繰越金および寄付可能額：約430万円
承認事項
2026–2027年度予算案および年間イベント計画は、会場参加者およびオンライン参加者全員の賛成により承認されました。
IT委員会報告
担当：Charles Green
メールアドレスおよびアクセス管理
PTA役員メールアドレスから年度表記を削除し、継続的に利用できる形式へ変更しました。
2026年度版アドレスについても、互換性維持のためエイリアスとして継続利用されます。
2019年以降の不要なアクセス権限の整理を実施しました。
アーカイブデータはアクセス制限付きの安全な環境で保管されています。
現在のアクセス権限は以下の役職に限定されています。
IT委員長
PTA会長
PK会長
SOPおよび共有ドライブ整備
役員メールグループ管理および事務手続きの標準化を目的として、標準業務手順書（SOP）の整備を進めています。
また、全委員会向けの共有ドライブを作成しましたが、多くの資料については今後移行作業が必要です。
特別プロジェクト
ファイル管理の見直し
個人の「My Drive」に保存されているファイルを確認し、委員会共有ドライブへの移行を進めます。
SOP作成
各委員会の運営手順を標準化するため、共通のSOPを整備します。
共有ドライブ内には以下が用意されています。
SOPテンプレート
「SOP IT Updating」（操作手順およびスクリーンショット付きサンプル）
ボランティア募集
IT委員会では、以下の作業に協力いただけるボランティアを2～3名募集しています。
SOP作成およびテスト
ファイル移行作業
30～60分程度の作業セッションへの参加
その他
Mr. Anthony HallをPTA役員アクセス権限へ追加予定です。
直接メールアドレスと役職用アカウントの両方によるアクセス体制を維持します。
寄付委員会報告
担当 : Dr. Go Muto
主な内容
2026年度は、PTAの寄付サイクルにおける「寄付年度」にあたります。
今後、学校側との協議を開始し、優先的に支援すべき内容や必要な寄付項目について検討を進めていきます。
PR委員会報告
担当：Reyna Kintawuri
主な内容
Reynaは都合によりオンラインで参加しました。
現在、前PR委員長であるKana氏からの引き継ぎを進めています。
主な活動内容は以下のとおりです。
バザー報告書の作成
MIS PTAウェブサイトの更新
引き継ぎ完了後、より詳細な年間PR計画を策定し、次回会議で報告する予定です。
ボランティア募集
PR活動をサポートしていただけるボランティアを1名募集しています。
規約委員会報告
担当：Emmy Namba
主な内容
2024年以降、規約の改正は行われておらず、現行規約は2026年度も有効です。
規約改正に関する提案や意見を随時受け付けています。
委員会のSOPは引き続き運用されており、月例会議および総会運営を支援しています。
IT委員会との連携の一環として、既存のSOPテンプレートの共有について協力する意向が示されました。
2026–2027年度 PTA役員承認
総会において、以下の役員が満場一致で承認されました。
会長（President) : Scott Carnahan
副会長（Vice President） : Charles Green
副会長（Vice President） : Yukiko Tsuku
会計監査（Auditor） : Chiaki Katsuyama
会計（Treasurer / Accounting） : Naho Noguchi
広報委員長（Public Relations） : Reyna Kintawuri
イベント委員長（Event Committee) : Ruckvalai Rattanajaruskul
寄付委員長（Donations Committee) : Go Muto
規約委員長（Rule-making Committee） : Emi Namba
IT委員長（IT Committee） : Charles Green
PTAは、MISコミュニティの発展のためにご尽力いただいているすべての役員およびボランティアの皆様に、心より感謝申し上げます。
次回会議
日時: 2026年6月16日
主な議題（予定）
SOP整備の進捗報告
寄付提案の検討
PR委員会活動計画
ファイル移行作業の進捗確認
各イベントの最新情報共有
今後ともPTA活動へのご理解とご協力をよろしくお願いいたします。