MIS PTA Meeting Minutes (English)

Date: March 4th, 2025 Time: 12:15 - 13:15 Location: School & Zoom

1. Introduction

• Scott Carnahan (Chair) welcomed attendees to the annual general meeting .

• The election of candidates for the next executive officers for the 2025-2026 school year was discussed . The proposed officers were: Scott Carnahan (Chair), Yukiko Tsuku (Vice Chairperson), Charles Green (Vice Chairperson), Chiaki Katsuyama (Auditor), Wakoto Takekawa (Account), Kana Sogai (PR), Winky Ngan (Event), Go Muto (Donation), and Rina Kawata (Rule-making) .

• The proposed officers were approved with 81% of online votes in favor .

2. Report from the Event Committee (Responsible: Winky Ngan)

• 2024-5 Activity report:In Term 1 (May), the PTA organized a jumping castle and a drink store as part of the school event, which generated good income .

• The bazaar was on a hot day, so drinks sold out very fast .

• In Term 2 (September), Family Picnic Day was held. It was also a hot day, and drinks sold out very quickly, with the event running slightly over time. Attention will be paid to timing if organized again next year .

• The Terry Fox Run was cancelled due to bad weather (typhoon) . Moving it to late June is being considered for next year .

• In Term 3, the Staff Appreciation event lunch held last Friday received very positive feedback, with staff feeling very appreciated .

• Appreciation was expressed for all PTA and parent volunteers who helped with events this year . Similar events are planned for the upcoming school year .

• Letters for teachers are typically kept in the teachers' planning room .

3. Report from the Treasurer's Committee (Responsible: Chiaki Katsuyama)

• FY2024 Treasurer’s report:The balance carried over from last year was ￥2,250 and PTA Annual fee was ¥1,855,000. Interest earned was ¥381 . Bazaar income was ¥65,760 . Family Picnic income was ¥22,400 . The total income was ¥1,945,791 .

• Expenses included: Google Workspace ¥24,684, Printing fees ¥11,175, Banking fees ¥9,460, Bazaar ¥9,647, Family Picnic ¥24,638, Appreciation luncheon ¥14,189, Graduation Ceremony ¥22,000, and Contingency fund ¥2,574 . Communication costs were mentioned as ¥684 in . The PTA is planning to reimburse the previous president, Mr. Kanno, for expenses he covered . Funds were also used to purchase a ribbon for a re-enrollment ceremony . The total expenses were ¥118,367 .

• The studable expenses were ¥30,527 less than expected, resulting in a final balance of ¥1,827,424 (Balance of Fiscal Year 2024) and a final balance of ¥1,840,951 including the Gazebo reserve .

• Yuka reported in place of the absent auditor, Kazumi Moriguchi, confirming that the bank book and cash box were checked and everything was okay .

4. Report from the IT Committee (Responsible: Naoki Takekawa)

• 2024-2025 Activity Report:Maintenance of PTA IT tools such as the mailing list and website .

• Received lectures from the past IT committee leader on how to maintain IT tools .

• Transferred the Google Workspace subscription from a third-party vendor to the PTA's Google account, leading to cost savings .

• Tasks related to the IT committee were handed over by the previous person in charge, and updating payment accounts for Google subscriptions and other things has been completed .

• Meeting minutes are now integrated with Notion AI .

5. Report from the Donation Committee (Responsible: Go Muto)

• There were no donations this year due to the expense of setting up the Gazebo .

• This year, the donation team will donate flowers for ceremonies such as graduation and entrance ceremonies .

• Next year, they plan to create official processes for choosing donation ideas from the school, teachers, students, and parents .

• It was noted that starting a new tradition of adding flowers to the opening ceremony is a good marketing strategy for the PTA and helps involve new parents .

6. Report from the PR Committee (Responsible: Wakoto Takekawa)

• 2024-2025 Activity Report:Took minutes of monthly PTA meetings .

• Uploaded pictures to the website .

• Periodically issued the PTA newsletter to share PTA activities .

• Wakoto will be changing positions to accounting next year and will hand over her current role .

• An apology was given for the late uploading of monthly meeting minutes this year, with a promise to improve next year . It was decided that only general meeting minutes will be uploaded due to the specific and sometimes private nature of monthly meeting minutes .

7. Report from the Rule-making Committee (Responsible: Rina Kawata)

• There have been no changes to the rules since the last update in March 2024 .

• The English and Japanese links to the rules on the website were updated in May 2024 . The English link is https://docs.google.com/document/d/1LxFweBaHU_oKQHn8JfckTV3wQ6Bs7LpO/edit and the Japanese link is https://docs.google.com/document/d/1mXCchoS6CGD6ca1XZ3UlihFt_sQPK35k/edit .

• The PTA board meeting and general meeting were organized and run as needed .

• Suggestions for the MIS PTA rules in 2025 are welcome .

Notice of Next Meeting (Scott Carnahan)

• A hybrid Monthly Membership Meeting both at school and Zoom will be held on Tuesday, Apr 15 at 12:15 - 13:15 .

Other reports, suggestions, etc. (Yukie Yoshida)

• The contact information for the PTA website is now the same as for the MIS website: contact@mispta.com .

• The Google form on the ‘‘Volunteer Opportunities’ page was removed as it was outdated, and now those interested in volunteering should message their name, child's name, class, and email address to “contact@mispta.com” . It was suggested that the IT and PR committees update the website regularly .

The meeting was adjourned.

MIS PTA 定例ミーティング議事録 (日本語)

日時: 2025年3月4日 時間: 12:15～13:15 場所: 学校 & Zoom

1. はじめに

• 議長のScott Carnahan氏より、年次総会へようこそとの挨拶がありました 。

2025-2026年度の次期執行役員候補の選出について話し合われました 。提案された役員は以下の通りです:

 Scott Carnahan (議長), Yukiko Tsuku (副議長), Charles Green (副議長), Chiaki Katsuyama (監査役), Wakoto Takekawa (会計), Kana Sogai (広報), Winky Ngan (イベント委員長), Go Muto (寄付委員長), Rina Kawata (会則委員長) 。

• 提案された役員案は、オンライン投票で81%の賛成を得て承認されました 。

2. イベント委員会からの報告 (担当: Winky Ngan)

• 2024-5 活動報告:ターム1（5月）に、学校行事の一環としてPTAがジャンピングキャッスルとドリンクストアを企画し、良好な収入があったことが報告されました 。

• バザーは暑い日だったため、ドリンクがすぐに売り切れたとのことです 。

• ターム2（9月）に家族ピクニックが開催されました。こちらも暑い日で、ドリンクが非常に早く売り切れ、終了時間が少し超過しました。来年度も開催する場合は時間に注意するとのことです 。

• テリーフォックスランは悪天候（台風）のため中止となりました 。来年度は6月下旬への移動が検討されています 。

• ターム3には教職員感謝イベントが開催され、先週金曜日のランチは非常に好評で、教職員から感謝の声が多く寄せられたことが報告されました 。

• 今年度の全てのイベントにおけるPTAボランティアと保護者ボランティアへの感謝が述べられました 。来年度も同様のイベントを企画予定であることが伝えられました 。

• 教職員への手紙は、教職員の計画室に保管されることが説明されました 。

3. 会計委員会からの報告 (担当: Chiaki Katsuyama)

• FY2024 会計報告:前年度からの繰越金は2,250円、PTA会費の収集は1,855,000円でした 。 利息は381円 、バザー収入は65,760円 、家族ピクニック収入は22,400円 でした。総収入は1,945,791円でした 。

• 支出の内訳として、Google Workspace 24,684円、印刷費 11,175円、銀行手数料 9,460円、バザー 9,647円、家族ピクニック 24,638円、感謝会 14,189円、卒業式 22,000円、予備費 2,574円などが報告されました 。通信費はで684円と述べられています。以前の会長である菅野氏が自身のプロジェクトで立て替えていた費用は近く返済する予定です 。御子息の再入学式用のリボン購入にも費用が使われました 。総支出は118,367円でした 。

• 予算残高は予想より30,527円少なく、最終残高は会計年度2024年の残高として1,827,424円、ガゼボ準備金を含む最終残高は1,840,951円となりました 。

• 監査役のKazumi Moriguchi氏が欠席のため、Yukie氏が代行として銀行口座と現金の確認を行い、問題ないことを報告しました 。

4. IT委員会からの報告 (担当: Naoki Takekawa)

• 2024-2025 活動報告:メーリングリストやウェブサイトのメンテナンスなど、PTAのITツールの維持 。

• 過去のIT委員会リーダーからITツールのメンテナンス方法のレクチャーを受けました 。

• コスト削減のため、Google Workspaceのサブスクリプションを第三者ベンダーからPTAのGoogleアカウントへ移行しました 。

• IT委員会に関するタスクが前担当者から引き継がれ、Googleサブスクリプションなどの支払いアカウントの更新が完了しました 。

• 会議議事録のNotion AIへの連携が完了しました 。

5. 寄付委員会からの報告 (担当: Go Muto)

• 今年度はパーゴラ（ガゼボ）の設置に費用がかかったため、寄付金はありませんでした 。

• 今年度は卒業式や入学式などの式典に花を寄付する予定です 。

• 来年度は学校、教員、生徒、保護者から寄付に関するアイデアを募り、正式なプロセスを作る予定です 。

• 開校式に花を添える新しい伝統を始めたことは、PTAのマーケティングにもなり、新任保護者の参加を促す良い試みであるとの意見が出ました 。

6. PR委員会からの報告 (担当: Wakoto Takekawa)

• 2024-2025 活動報告:毎月のPTA会議の議事録を作成しました 。

• ウェブサイトに写真をアップロードしました 。

• PTAの活動を共有するため、PTAニュースレターを定期的に発行しました 。

• Wakoto氏は来年度から会計担当に異動するため、後任に引き継ぎを行います 。

• 今年度は月例会議事録のアップロードが遅れたことについて謝罪があり、来年度は改善するとのことです 。月例会議事録は詳細でプライベートな内容も含まれる場合があるため、総会のみの議事録をアップロードするという決定がなされました 。

7. 会則委員会からの報告 (担当: Rina Kawata)

• 前回の更新（2024年3月）から会則に変更はありません 。

• ウェブサイト上の英語と日本語の会則へのリンクは2024年5月に更新されました 。英語版リンクはhttps://docs.google.com/document/d/1LxFweBaHU_oKQHn8JfckTV3wQ6Bs7LpO/edit、日本語版リンクはhttps://docs.google.com/document/d/1mXCchoS6CGD6ca1XZ3UlihFt_sQPK35k/editです 。

• 必要に応じてPTA理事会と総会を開催・運営しました 。

• 2025年のMIS PTA会則への提案を歓迎します 。

次回ミーティング開催の連絡 (Scott Carnahan)

• 定例会は4月15日（火）12:15 - 13:15 にMISとZoomのハイブリッドミーティングにて開催されます 。

その他の連絡・提案など (Yukie Yoshida)

• PTAウェブサイトの連絡先をMISウェブサイトと統一し、contact@mispta.comに変更しました 。

• 「ボランティア募集」ページのGoogleフォームが古かったため削除し、参加希望者はcontact@mispta.comに氏名、子供の名前、クラス、メールアドレスを送信するように変更しました 。IT委員会とPR委員会に対し、ウェブサイトの定期的な更新が提案されました 。

会議は終了しました 。