September, 2023

MIS PTA Monthly Meeting　Sept 2023

Date: Tuesday, September 19, 12:15-1:30

Venue: MIS Meeting Room and ZOOM Online

Event Committee Report (Megumi, Tara, and Chiaki)

Family Picnic (Saturday, September 9)

 Despite the bad weather the day before, the event was a great success.

 The ballet and dance class time were changed from 1 hour to 30 minutes this year. This was very well received in the parent survey.

 Items for improvement for next year, such as selling lunch, changing the timing of the event, and improving the method of advance notification, will be discussed later.

Income and expenditures from drink sales were 11,067 yen positive. Unsold items will be sold at the Sports Day.

 If there are any advances, please submit both receipts for reimbursement.

Terry Fox Run (Saturday, November 4)

10+ volunteers needed.

PTA's scope of responsibilities is expected to be the same as last year (e.g., setting up the event site, including setting up signs, helping children on the day of the event, handing out certificates, etc.). Mr. Citrano will review the checklist prepared by the event committee.

Mr. Citrano asked one cancer survivor to participate in the event as a guest.

Donation Committee (Mr. Muto)

Quotes are being obtained for the building to be installed in the field.

Alumni Network (Ms. Kimura)

Currently, MIS has no alumni organization. Fourteen years have passed since the school opened, and the first graduates are about to become university students, which is a good time to establish an alumni network.

E-mail information of some graduates is stored in MIS, but there are cases where registered e-mails are no longer used, so it is desirable to manage them by using an application that gives an account to each of them.

The chairman, vice chairman, and accounting officer will be selected from alumni, and two leaders will be appointed from each grade level, with support from MIS and PTA. The constitution and bylaws will be drafted and shared as soon as possible.

We have already obtained quotes from two companies. Eastgate Corporation offers a service called アルムネット (https://alumnet.jp/homepage/model/goriyou_scene.html), which has a proven track record in providing services to alumni associations in Japan, and is competitive in terms of both initial costs and running costs.(No initial cost, 178,800 yen/year for basic functions; annual fee increases by 100 yen per 100 members if the number of members exceeds 1,000).

The cost burden will be discussed between MIS and PTA later.

There is a concern about the protection of children’s personal information, and Mr. Kimura will check with Eastgate to see if they have any examples of use at elementary schools.

The next PTA meeting will be held on Tuesday, October 17, 12:15-1:15 at MIS meeting room and ZOOM online.

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日時：9月19日（火）12：15～13：30

場所：MISミーティングルームおよびZOOMオンライン

議題1. イベント委員会報告（めぐみさん、Taraさん、ちあきさん）

ファミリーピクニック（9月9日(土)）

 前日の悪天候にもかかわらず、成功裏に終えることができた。

バレエおよびダンスクラスの時間を今年から1時間→30分へ変更。保護者アンケートでも非常に好評だった。

来年度改善事項として、ランチの販売、開催時期の変更、事前周知方法の改善が挙げられた。

ドリンク販売による収支は11,067円のプラス。売れ残りはスポーツデイで販売予定。

立替金があればレシートともに提出し、精算いただきたい。

テリーフォックスラン（11月4日(土)）

 10人以上のボランティアを募集。

PTAの対応範囲は昨年と同様（サイン設置等の会場設営、当日の誘導、賞状の受け渡し等）を想定。イベント委員会作成のチェックリストに関して、Citrano校長が確認する。

 ゲストとして、Citrano校長よりがんサバイバーの方1名に参加を依頼中。

議題2. 寄付委員会（武藤さん）

フィールドへ設置する建屋につき、見積もりを取得中。

議題3. Alumniネットワーク（木村さん）

現在MISには卒業生の組織が存在しない。開校から14年が経過し、最初の卒業生は大学生になるころで、Alumniネットワークを作るのに良いタイミングと考える。

 一部の卒業生のE-mail情報はMIS内でも蓄積されているが、登録したE-mailが使われなくなるケースもみられることから、それぞれにアカウントを付与するアプリでの管理が望ましいと考える。

卒業生からChairman、Vice chairman、Accounting officerを選出し、それぞれの学年から２人のリーダーを決め、MISとPTAから適宜サポートしながら運営をしていく想定。会則等は追ってドラフトを作成し共有する。

2社から見積もりを取得済。

 イーストゲート株式会社が提供するアルムネットというサービス（https://alumnet.jp/homepage/model/goriyou_scene.html）は、国内の同窓会への提供実績が多数あり、初期費用・ランニングコストともに優位性あり。

 （初期費用なし、基本機能178,800円/年、会員数1,000名を超えると100名につき100円の年間費用が増額）

費用負担については、MIS側とPTA側で今後協議とする。

卒業生の個人情報保護の面で懸念事項あり、小学校での運用実例等をイーストゲート社へ確認する。

次回のPTAミーティングは10月17日(火)12:15〜13:15　MISミーティングルームとZOOMオンラインにて開催。