English Minutes: MIS PTA General Meeting
Date & Time: March 3, 2026, 12:15 - 13:15. Format: Hybrid (School & Zoom).
1. Introduction
Scott-san opened the March general meeting. Under Scott-san's agenda, Mr. Citrano-san provided a school update, expressing gratitude to all the parents for a highly successful and appreciated staff appreciation luncheon.
2. Report from the Event Planning Committee
Winky-san reviewed the events for the 2025-2026 term. Term 1 events included the Bazaar and the Terry Fox run in June. Term 2 events included the Family Picnic, which successfully featured water play due to the heat, and the recent Staff Appreciation Day. Winky-san mentioned she has been on the committee for three years and is currently seeking a new event leader for the upcoming year, offering her support for the transition. Additionally, a parent of a graduating 6th grader shared that students who missed their kindergarten graduation due to COVID in 2020 are very excited about their upcoming graduation.
3. Report from the Treasurer's Committee
Wakoto-san presented the 2025 fiscal year financial report via a video presentation. Wakoto-san reported that total income was nearly on target at approximately 3.7 million yen, and total expenditure was well below budget at approximately 730,000 yen. Wakoto-san explained that the closing balance of approximately 2.9 million yen is unusually large because only about 530,000 yen of the 3 million yen donation budget was utilized; the remaining 2.47 million yen will be carried over and donated in fiscal year 2027 in accordance with PTA bylaws. Katayama-san, the auditor, confirmed that all income and expenses were correct. The financial report was then voted on and approved.
4. Report from the IT Committee
Charles-san reported that the handover of accounts and credit cards has been completed. Charles-san shared that an ongoing special project regarding a Google Drive access and file ownership audit is in progress. A GCP account was created, and they are setting up service account permissions. The next steps are to provide the file ownership document and plan a timeline for the migration.
5. Report from the Donation Committee
Based on Dr. Muto-san's agenda, the installation of the House Team banners in the gym was completed on December 22nd and 23rd. An invoice of 428,000 yen was paid for this project, which the school noted will greatly enhance inner-house events. Dr. Muto-san's agenda also recorded a donation for the South-East Asia Flood.
6. Report from the PR Committee
Sogai Kana-san was absent due to work commitments. According to Sogai Kana-san's agenda report, committee activities included creating monthly PTA meeting minutes, managing the PTA website, and publishing a termly newsletter. It was also shared that the PTA website QR code was presented at an information session for new parents, and with at least 65 new students joining this year, an increase in parent involvement is anticipated.
7. Report from the Rule Making Committee
Rina-san reported that there were no changes to the bylaws, and both the English and Japanese versions were updated on the website in May 2024. Rina-san noted that the committee assisted in operating the PTA meetings and created Standard Operating Procedures (SOP). Rina-san nominated Emi-san as the next leader of the rule-making committee.
8. Others
An approval vote was held for next year's executive committee. The confirmed members are Scott-san as Chair (for his third and final year), Charles-san as Vice Chair, Yukiko-san as Second Vice Chair, and Chiaki-san as Auditor. The appointments were passed unanimously.
9. Notice of Next Meeting Scott-san announced that the next hybrid general meeting will be held on Tuesday, April 21st, from 12:15 to 13:15.
日本語議事録：MIS PTA 定例会
日時： 2026年3月3日 12:15〜13:15。 形式： ハイブリッド開催（学校およびZoom）。
1. はじめに
Scott-sanより3月の定例会開会の挨拶が行われた。 Scott-sanのアジェンダの下、Mr. Citrano-sanより学校の最新情報として、PTA主催のスタッフ感謝ランチが大盛況であり、スタッフ一同深く感謝している旨が述べられた。
2. イベント委員会からの報告
Winky-sanより2025〜2026年度のイベントの振り返りが行われた。1学期にはバザーと6月のテリーフォックスランが開催された。2学期には、猛暑のため水遊びを追加して成功を収めたファミリーピクニックや、先週開催されたスタッフ感謝デーが行われたことが報告された。 Winky-sanは同委員会に3年間在籍しており、次年度の新しいイベントリーダーを募集していること、また新リーダーへのサポートを行う用意があることが共有された。 さらに、6年生の保護者から、2020年の新型コロナウイルスの影響で幼稚園の卒業式を経験できなかった生徒たちが、今回の卒業式を非常に楽しみにしているというエピソードが共有された。
3. 会計委員会からの報告
Wakoto-sanのアジェンダに基づき、説明動画を通じて2025年度の会計報告が行われた。 Wakoto-sanより、収入は約370万円でほぼ予算通りであった一方、支出は約73万円と予算を大きく下回ったことが報告された。 Wakoto-sanの説明によると、約290万円という多額の次期繰越金が発生した理由は、300万円の寄付金予算のうち約53万円しか執行されなかったためであり、残りの約247万円はPTA会則に則り2027年度に繰り越し寄付されるとのことである。 監査役のKatayama-sanより収支に問題がないことが確認され、その後投票が行われ本報告は承認された。
4. IT委員会からの報告
Charles-sanより、各種アカウントおよびクレジットカードの引き継ぎが完了したことが報告された。 Charles-sanより、現在進行中の特別プロジェクトとして、Google Driveのアクセスおよびファイル所有権の監査が行われていることが共有された。GCPアカウントが作成され、サービスアカウントの権限設定が行われている。今後はファイル所有権リストの提供と、移行に向けたタイムラインの計画を進める予定である。
5. 寄付委員会からの報告
Dr. Muto-sanのアジェンダに基づき、12月22日および23日に体育館へのハウスチームバナーの設置が完了したことが報告された。本件に関して42万8,000円の請求書が支払われており、学校側からもインナーハウスイベントがさらに盛り上がるとの感謝が述べられた。 また、Dr. Muto-sanのアジェンダには東南アジア洪水救援金への寄付についても記載されていた。
6. PR委員会からの報告
Sogai Kana-sanは業務都合により欠席となった。 Sogai Kana-sanのアジェンダ報告によると、活動内容としてPTA定例会議事録の作成、PTAウェブサイトの運営、および学期ごとのニュースレター発行が行われた。 また、新入生保護者向けの説明会でPTAウェブサイトのQRコードが案内されたことや、今年は少なくとも65名の新入生が加わるため、保護者の参加機会がさらに増える見込みであることが共有された。
7. 会則委員会からのご連絡
Rina-sanより、会則に変更はないことが報告された。日・英の会則は2024年5月にウェブサイト上で更新されている。 Rina-sanより、PTA定例会等の運営サポートを行ったこと、および業務マニュアル（SOP）を作成したことが報告された。 Rina-sanより、次期リーダーとしてEmi-sanを推薦することが発表された。
8. その他
次年度の役員を承認する投票が行われた。 委員長にScott-san（3年目・最終年）、副委員長にCharles-san、第2副委員長にYukiko-san、監査にChiaki-sanが任命され、全会一致で承認された。
9. 次回ミーティング開催のご連絡
Scott-sanより、次回のハイブリッド定例会は4月21日（火）12:15〜13:15に開催されることが告知された。