2025 Sep General Meeting

Agenda Item: Donation Vote and Meeting Purpose

• The meeting was convened by Scott Carnahan (PTA President) specifically to approve a donation that exceeds the 200,000 yen threshold, which necessitates a general/special meeting under the PTA bylaws.

• The purpose was clearly stated: seek member approval for an expenditure above 200,000 yen.

Actionables:

• Record and archive the official purpose and compliance with bylaws for this meeting.

• Ensure meeting minutes reflect the vote requirement due to exceeding 200,000 yen.

Agenda Item: Rationale and Appreciation for the Banner Donation

• Mr. Citrano expressed gratitude the PTA’s support, highlighting the banner’s role in boosting school spirit and unity during Interhouse Challenges, Sports Day, and special events.

• Emphasis on the donation’s community-building impact.

Agenda Item: Donation Committee Presentation and Process Overview

• Yukie Yoshida (Donation Committee) presented the House Team banner plan; meeting conducted bilingually (English and Japanese), with an open invitation for questions.

• Agenda covered: selection rationale, design and pricing presentation, disclosure of process, and voting results.

• PTA donation cadence: donations are made every two years as a general rule; this year is a donation year.

• Bylaws require a special general meeting and majority approval (including proxies or online voting) for items exceeding 200,000 yen.

• Historical donations include a gazebo (for shade, donated in 2024), playground equipment, and books, often in response to requests from teachers, students, and parents.

• Selection process:

o Ideas gathered from students, teachers, office staff, and parents.

o School narrows down ideas; items are based on school requests.

o Board members vote to shortlist one or two items.

o Estimates obtained; detailed needs discussed with vendors; options researched.

o Repeated discussion at monthly meetings; final board vote.

o If cost exceeds 200,000 yen, seek full PTA member approval via special general meeting.

Agenda Item: Donation Options and Vendor/Design Decisions

• For the current donation, banners were selected based on the school's request.

• Vendor chosen: Seiko (previously created ceiling-hung banners for the winter performance, opening ceremony, and graduation).

• Design: Option A selected; layout specifies banner colours attached to designated gym pillars.

• Mounting choice: fixed mount (not pulley), as banner fabric cannot be washed and does not need to be taken down; fixed type preferred for safety and cost.

Agenda Item: Voting Results and Approval

• Google Form results: 98.3% supported the house team banner donation; 1.7% opposed.

• The donation item was approved.

• Members were invited to share thoughts in Japanese and English.

Agenda Item: Student Council Thank-You and Meeting Conclusion

• A letter dated 30 September 2025 from the MIS Student Council thanked the PTA for donating drinks, which they sold on Sports Day; profits will fund popcorn for MIS children. The letter was signed by all Student Councillors.

• The meeting concluded following the reading and acknowledgement of the letter.

Conclusion and Next Meeting

• The next regular meeting will be held on Tuesday, Oct 28, 12:15-13:15 in a hybrid meeting at MIS and Zoom.

日本語

2025年9月30日 臨時総会：PTA寄付承認およびハウスバナー調達

議題項目：寄付の承認投票と会議目的

• 会議はPTA会長のScott氏により招集されました。寄付金額が20万円を超えるため、PTA会則に基づき総会（特別総会）が必要となりました。
  
  

• 明確に示された目的：20万円を超える支出について会員の承認を得ること。
  
  

対応事項:

• 本会議の公式な目的と会則遵守を記録・保存する。
  
  

• 会議録には、20万円超過による投票要件が明記されること。
  
  

議題項目：バナー寄付の意義と感謝の表明

• Citrano校長より、PTAの支援への感謝が述べられました。ハウスバナーはインターハウスチャレンジやスポーツデー、特別イベントにおける学校の一体感や士気を高める役割が強調されました。
  
  

• この寄付のコミュニティ醸成への効果が強調されました。
  
  

議題項目：寄付委員会の発表とプロセス概要

• Yukie Yoshida氏（寄付委員会）がハウスチームバナー計画を発表。会議は英語と日本語のバイリンガルで行われ、質疑応答の場も設けられました。
  
  

• 議題には選定理由、デザインと価格の提示、プロセスの開示、投票結果が含まれました。
  
  

• PTA寄付の慣例：原則2年ごとに寄付を実施。今年は寄付実施年。
  
  

• 会則：20万円を超える案件は特別総会を開き、会員の過半数の承認（委任状やオンライン投票含む）が必要。
  
  

• 過去の寄付例：2024年の日よけ用ガゼボ、遊具、書籍など。寄付対象は教職員・生徒・保護者からの要望に基づく。
  
  

• 選定プロセス：
  
  

  1. 生徒・教職員・事務職員・保護者からアイデア収集
     
     

  2. 学校が候補を絞り込み
     
     

  3. 役員が1～2件に投票
     
     

  4. 見積取得、業者と詳細協議、選択肢を調査
     
     

  5. 月例会で繰り返し議論
     
     

  6. 役員会で最終決定
     
     

  7. 20万円を超える場合は特別総会で会員承認を得る
     
     

議題項目：寄付対象と業者・デザインの決定

• 今回は学校からの要望に基づきバナーを選定。
  
  

• 業者：世広（過去に冬の公演、入学式、卒業式で天井吊りバナーを製作）。
  
  

• デザイン：オプションAが選定され、各ハウスカラーが体育館の柱に取り付けられるレイアウト。
  
  

• 取付方法：布地は洗濯不要かつ安全性・コストの観点から「固定式」を採用（滑車式は不採用）。
  
  

議題項目：投票結果と承認

• Googleフォームでの投票結果：賛成98.3％、反対1.7％。
  
  

• ハウスバナー寄付が承認されました。
  
  

• 会員から日本語・英語で意見を募りました。
  
  

議題項目：生徒会からのお礼と会議の締めくくり

• 2025年9月30日付MIS生徒会からの感謝の手紙が紹介されました。内容は、PTAが寄付した飲料をスポーツデーで販売し、その利益でMISの子どもたちにポップコーンを提供する予定であること。手紙は全生徒会役員の署名入り。
  
  

• 手紙朗読と謝辞の後、会議は終了しました。
  
  

次回定期ミーティングは、10月28日（火）12:15-13:15にMISとZoomのハイブリッドミーティングにて開催される予定である