January 16, 2024

Date: January 16th (Tuesday) 

Venue: MIS Spare Classroom/ZOOM Online

1. Introduction

   • The PTA general meeting in March has been decided as follows: 

     • Date: March 5th, 12:15

     • Agenda: 

       1.  Revision of the PTA Bylaws 

          1. Article 28: Regarding the resignation of officers. Many officers will resign this time, but after resignation, we will add a sentence recommending participation as an observer mainly for the purpose of handover.

          2. Article 40 3: Regarding the purchase of donated items. Add that it should not exceed two years in principle. 

          3. Article 33: Add the job scope related to the IT committee. 

       2. Update on donations

          1. The contract has been ordered with the signatures of three parties (Aneby Company, PTA, school).

       3.  Report of the previous term's activities

          1. Each committee leader will prepare slides for the general meeting.

2. Event Committee

   • Regarding the Teacher and Staff Appreciation Potluck scheduled for February 22nd. Last time, various decorations were made with the theme of superheroes, which was well received. Messages from students (Thank you cards) were also appreciated. If you have any ideas, please share them. 

   • The request form has been sent via Google Form for preparation volunteers. Once the volunteers are confirmed, we plan to send out general guidelines as before. 

   • Potluck is open to non-PTA officers. We will prepare a draft to inform parents via Hai Hai Mail as last year. 

   • We will notify the teachers about the Thank you cards and have them inform the students in the class. We will set up a post in the school (library?) on February 5th. We need to prepare a template that matches the theme. 

   • How about a circus for this year's theme? The image is to arrange animals and clowns with bright color stripes as the base. 

   • We plan to cooperate with volunteers at the following timings: 

     • February 5th, 10-11 am: Post installation 

     • February 13th or 22nd: Letter classification and decoration

3. IT Committee

   • The current domain (mispta.com) is contracted with Namecheap and is connected to Google Workplace. This update requires credit card payment, so it is necessary to make payments from the personal accounts of IT committee members and inherit the accounts. 

   • Currently, the payment information is still linked to the former person in charge. Mr. Citrano will contact him about this.

4. Others

   • For the PTA officers in the 2024 fiscal year, K.M has agreed to serve as the auditor. 

   • We will send an email to recruit new officers by the end of February. 

The next meeting is on February 20th (Tuesday) from 12:15.

日時　1月16日(火)

場所　MISスペアクラスルーム/ZOOMオンライン

1. はじめに

   • 3月のPTA総会については以下の通り決定。

     • 日時：3月5日12:15～

     • 議題

       1. PTA規約
          ・第28条、役員の退任について。今回多くの役員が退任するが、退任後も引継ぎを主な目的としてオブザーバーとしての参加を推奨する文言を追記。
          ・第40条 3. 寄贈品の購入について。原則2年間を超えないことを追記。
          ・第33条 IT委員会に関する職務範囲を追記。（過去確認済）

       2. 寄付についてのアップデート
          ・契約書に3者（アネビー社、PTA、学校）サインの上発注済み。

       3. 前期の活動報告
          ・各委員会のリーダーは総会のためのスライドを準備する。

2. イベント委員会

   • 2月22日実施予定のTeacher and Staff Appreciation Potluckについて。前回はスーパーヒーローをテーマに色々な飾りつけを行い、好評を得た。また生徒からのメッセージ（Thank you cards）も喜ばれた。今回もアイデアがあればシェアしてほしい。

   • 準備のボランティアについて、Google Formにてリクエストフォーム送付済。
     前回と同様、ボランティアが確定次第大まかなガイドラインを発信予定。

   • PotluckはPTA役員以外も参加可能。保護者へは前年同様Hai Hai Mailで周知するべく、文案を準備する。

   • Thank you cardsは教員に通知し、クラスの児童に知らせてもらう。2月5日に校内（図書館？）にポストを設置し、カードを投函してもらう。テーマに合ったテンプレートを準備しておく必要あり。

   • 今年のテーマはサーカスはどうか？明るい色のストライプを基調として、動物やピエロなどを配置するイメージ。

   • ボランティアで協力いただくタイミングは以下を予定。

     • 2月5日10－11時　ポストの設置

     • 2月13日or22日　  レターの分類および飾り付け

3. IT委員会から

   • 現在のドメイン(mispta.com)はNamecheapと契約しており、これがGoogle Workplaceへ接続されている。この更新についてはクレジットカード決済が必要なため、IT委員会のメンバー個人のアカウントから支払を行い、アカウントを承継していく必要あり。

   • 現在前任者の決済情報に紐づいたまま本人と連絡が取れなくなっており、この切り替え・および精算方法についてシトラノ校長よりご連絡いただくこととした。

4. その他

   • 2024年度のPTA役員について、監査役をK.Mさんにお引き受けいただく。

   • 新役員の勧誘について、2月中を目途にメールを送る。

次回のミーティングは2月20日(火)12：15～です。