May 28, 2024

MIS PTA Monthly Meeting May 2024 

Date: April 28th (Tuesday) 

Venue: MIS Spare Classroom/ZOOM Online

1. Opening Remarks (Mr. Citrano) 

   • We have already successfully conducted several events this year, including the launch of the Student Council and the Music Recital. We have also recorded sales of over one million yen at the bazaar. Water has been added to the rice fields on the premises, and we are planning various events in the future. We will be holding a summer school this year. We are also scheduled to receive a visit from the Council of International Schools (CIS) survey team on August 31-September 06, including a meeting with a group of parents. I deeply appreciate the understanding and cooperation of all parents.

2. Event Committee (Ms. Winky)

   • At the MIS Bazaar held on May 18th, the PTA set up two stalls, the Bouncy Castle and the Drink stall. Perhaps due to the heat, we recorded the highest ever sales (65,750 yen). I would like to thank the volunteers who helped set up and take down the Bouncy Castle and stalls. The remaining drinks will be sold at the next family picnic. 

   • The other events we are planning are as follows. We are considering the same schedule as last year, but if you have any other ideas, please propose them to the Event Committee.

     1. Family Picnic (September)

     2. Terry Fox Run (November) 

     3. Staff Lunch (February)

3. Finance Committee

   •  A resolution is required at the general meeting regarding the FY2024 BUDGET for the 2024 fiscal year. The outline is as follows.

   • Income

     1. Carryover from FY2023: 2,250 yen 

     2. PTA membership fee: 1,875,000 yen 

     3. Sales from Bazaar and Family Picnic: 80,750 yen 

     4. Total: 1,958,010 yen

   • Expenditure: 

     1. Fixed costs: 72,038 yen 

     2. Event-related costs: 78,997 yen 

     3. Reserve fund: 200,000 yen 

     4. Total: 351,035 yen

   • The remaining 1,606,975 yen will be carried over to the next fiscal year and used as the source of donations for the next fiscal year. 

   • The resolution was passed with the agreement of more than half of the attendees.

4. IT Committee

   • The main activities planned for this fiscal year are as follows.

     1. Changes to Google Drive access permissions to match the PTA officers for the 2024 fiscal year, and creation of mailing lists 

     2. Review of IT and WEB inventory management 

     3. Onboarding of new PTA officers and IT-related support

   • As a future consideration, we would like to consider introducing a communication tool for PTA officers. There was also an opinion that we would like to use Slack, so we will think about a good idea in the future.

5. Donation Committee 

   • Last year, after a series of selection processes with the school and parents, we decided to donate a gazebo to be installed in the field. According to Article 41 of the PTA Bylaws, donations are to be made biennially in principle, so no major donations will be made this year. Only donations of books to the library are being considered. 

   • As for the gazebo, which was decided to be donated last year, we are negotiating with Chiba City about the construction period and other matters. The application for construction standards is delayed, so the start of construction will be later than June-July. The current plan is to avoid the summer school period and expect about a week of construction during the summer vacation. 

   • Principal Citrano: During the summer vacation, in addition to this, we are planning air conditioning work as a school facility investment (kindergarten, upper grade school building. Summer school is planned to be held in the lower grade school building, which was renovated last year). 

   • At the bazaar, we received donations of drinks to be sold from volunteer parents. I would like to take this opportunity to express my gratitude.

6. PR Committee 

   • The main activities for this year are as follows.

     1. Creation of PTA meeting minutes 

     2. Updating the PTA website 

     3. Issuing the PTA newsletter

7. Bylaws Committee

   • The Bylaws Committee is responsible for revising the PTA Bylaws. Last year, we made the following four revisions.

     1. Article 10: Added the collection period for PTA membership fees to the bylaws.

     2. Article 28: Regarding the resignation of officers. Many officers are resigning this time, but we added a clause recommending participation as an observer for the main purpose of handover after resignation.

     3. Article 41 3. Regarding the purchase of donated items. Added that it should not exceed two years in principle. 

     4. Article 34: Added the scope of duties for the IT Committee.
        
        

The next meeting will be on June 18th (Tuesday) from 12:15.

日時　5月28日(火)

場所　MISスペアクラスルーム/ZOOMオンライン

1. はじめに（Citrano校長）

   • 今年度もStudent Concilの始動やMusic Recitalなどすでにいくつかのイベントを実施・成功させることができた。バザーについても、100万円を超える売上を記録している。敷地内の田んぼにも水が張られ、秋の収穫に向けて生育している。

   • 今後も各種行事を計画しており、今年はサマースクールを開催する。また8月31日～9月6日にインターナショナルスクール協議会（CIS）の調査チームの訪問を受ける予定。訪問の際には保護者との面談も予定している。

   • 保護者の皆様の理解と協力に深く感謝する。

2. イベント委員会（Winkyさん）

   • 5月18日に開催されたMISバザーでは、PTAはBouncy CastleとDrink屋台の2つを出店した。暑さもあってか過去最高の売り上げ（65,750円）を記録した。
     Bouncy Castleや屋台の準備・撤収を手伝ってくれたボランティアに感謝する。なお、残りのドリンクは次回のファミリーピクニックにて販売予定。

   • その他予定しているイベントは以下の通り。前年と同様のスケジュールで考えているが、他に何か案があればイベント委員会までご提案いただきたい。

     • ファミリーピクニック(9月)

     • テリーフォックスラン(11月)

     • スタッフランチ(2月)

3. 会計委員会

   • 2024年度の予算FY2024 BUDGET　FY2024 BUDGET　2024 Budget Report.pptx2024 Budget Report.pptx2024 Budget Report.pptxについて、総会での決議を要する。概要は以下の通り。

   • 収入の部

     • 2023年度からの繰越金：2,250円

     • PTA会費：1,875,000円

     • バザー・ファミリーピクニックの売上：80,750円

     • 合計：1,958,010円

   • 支出の部

     • 固定費：72,038円

     • イベント関連費用：78,997円

     • 予備費：200,000円

     • 合計：351,035円

   • 残金となる1,606,975円については来年度に繰越し、来年度の寄付の原資とする。

   • 出席者半数以上の合意を得たため可決された。

4. IT委員会

   • 今年度の主な活動予定は以下の通り。

     • 2024年度のPTA役員に合わせたGoogle Driveアクセス権限の変更、およびメーリングリストの作成

     • ITおよびWEBインベントリー管理の見直し

     • PTA役員新メンバーへのオンボーディング、IT関係のサポート

   • 今後の検討事項として、PTA役員間のコミュニケーションツールの導入を検討したい。Slackを使いたいという意見もあったため、良い案を今後考えていく。

5. 寄付委員会

   • 昨年度、学校・保護者と一連の選定プロセスを経て、フィールドに設置する東屋の寄贈を決定した。寄贈についてはPTA会則41条で定めている通り隔年での実施を原則としており、今年度は大きな寄付は実施しない。図書館への本の寄贈のみ検討予定。

   • 昨年度寄贈を決定した東屋については、千葉市と建築時期等を交渉中。建築基準の申請に遅れが出ているため、6－7月の着工からは遅くなる見込み。現在の予定ではサマースクール期間を避けて、夏休み中に1週間程度の工事を見込む。

   • シトラノ校長：夏休み中には、学校の設備投資としてこのほかにも空調工事を予定（幼稚園、高学年校舎。サマースクールは昨年工事済みの低学年校舎で実施予定）。

   • バザーでは、保護者有志より販売するドリンクの寄付を頂いた。この場を借りて御礼申し上げる。

6. PR委員会

   • 今年度の主な活動は以下の通り。

     • PTAミーティングの議事録作成

     • PTAウェブサイトの更新

     • PTAニュースレターの発行

7. 会則委員会

   • 会則委員会ではPTA規約の改訂を担当している。昨年度は以下4点の改訂を実施した。

     • 第10条、PTA会費の徴収時期を規約に追記。

     • 第28条、役員の退任について。今回多くの役員が退任するが、退任後も引継ぎを主な目的としてオブザーバーとしての参加を推奨する文言を追記。

     • 第41条 3. 寄贈品の購入について。原則2年間を超えないことを追記。

     • 第34条 IT委員会に関する職務範囲を追記。

(JP)MIS PTA規約2023_v01.docx.docx(EN)MIS PTA Bylaws2023_v01.docx.docx(EN)MIS PTA Bylaws2023_v01.docx.docx

次回のミーティングは6月18日(火)12:15～です。