【English version Minutes of the PTA Meeting】
MIS PTA General Meeting was held on May 27th, 2025, from 12:15 to 13:15. The meeting took place in a hybrid format, both at the school and via Zoom. The Zoom meeting could be accessed via a link, with the ID 852 2846 3369 and passcode 327956.
The meeting proceeded according to the agenda:
Introduction:
The Member List was confirmed at the previous meeting.
A request was sent to the IT Leader on May 27th to request help to create a new 2025 group email.
Report from the Event Committee: (Reported by Winky)
Regarding the Bazaar held on May 17th, 2025:
17 parents signed up to volunteer, but the whole family ended up coming, resulting in a lot of manpower which was great, allowing everyone to have a shorter shift and enjoy the bazaar.
A drink stall was set up near the G2 classrooms.
The bouncy castle was cancelled due to the weather.
They sold way more raffle tickets than ever before, bringing in money thanks to attractive prizes from donations. They sold 478,000 yen in raffle tickets alone.
The overall profit from the bazaar was 1.31 million yen. This was slightly more than the previous year's profit of 1.306 million yen.
While they earned more money despite not having the bouncy castle, they didn't sell as many drinks as last year, with quite a few boxes left over. The leftover drinks are planned to be sold during the family picnic day in September.
Thanks were given to Anna for making a fabulous sign for the drink store. Attendees were encouraged to send photos of the PTA drink store or put them in the shared folder.
Future events planned for 2025-26 include:
Terry Fox Run on June 28th. Preparations from last year are ready. An invitation will be sent to families, and an assembly will be scheduled to explain it to the kids. Pledge sheets and other materials will be distributed. Approximately six people are needed to help set up three tents.
Family Picnic day on September 6th. They plan to organize a treasure hunt. Discussion is needed with the dance teacher about holding a dance class like last year, and potentially a kendo class. They will be selling drinks. Sports games, including basketball games, will be set up in the gym. New ideas for this event are welcome. The date is still in September, but the summer holiday is in between, so planning needs to start. This event will be discussed in the next meeting in June.
Staff Appreciation day on February 27th. Similar to last year, students will be asked to write letters to show appreciation for all staff at MIS, including teachers, cleaners, and office staff. Parents will be asked to donate food to organize a buffet-style lunch.
Report from the Treasurer's Committee: (Reported by Wakoto Takekawa)
The Budget plan for FY2025 was presented.
The projected total income for 2025 is 3,685,851 yen, primarily from the balance brought forward (1,840,951 yen) and budgeted PD fees (1,800,000 yen based on 360 students). PTA revenue is budgeted at 24,900 yen and family picnic income at 20,000 yen. The drink sales of 24,900 yen were noted.
The total planned expenditure is 3,046,320 yen.
The most significant expenditure item is a 3,000,000 yen donation, which is provisional with specific projects still to be determined.
The balance situation shows a decrease from 1,871,951 yen in 2024 to 279,531 yen by the end of 2025. This is based on the beginning balance, income, and subtraction of regular expenses (46,380 yen) and the 3 million yen donation. The expected carryover is 279,539 yen.
Key points summarized are that the budget is based on actual 2020 results, 3 million yen is allocated for donations, expected carryover is 279,539 yen, student enrollment is estimated at 360 (down from 371 last year), and all figures have been approved by the PTA auditor.
Details regarding the budget plan will be explained in the next monthly meeting.
Report from the IT Committee: (Reported by Naoto Takekawa)
The committee's activities and plans for 2025 were presented.
The committee was established in 2022 and has been steadily growing the organization's digital infrastructure.
Key activities include ongoing support services to answer questions from committee leaders about using MIS PTA IT tools effectively. This separate function limiting is one of their core responsibilities, ensuring regulation across all committees.
Strategic planning initiatives involve conducting a comprehensive inventory of current IT usage patterns and developing a roadmap for changes planned for 2025.
Infrastructure improvements include the successful transfer of Google Workspace subscriptions last year, which will be continued and maintained this year.
A technical update regarding the mailing list was shared. Due to recent technical specification changes, Takekawa san is currently unable to add new users to the new 2025 mailing list system. As a temporary solution, members are asked to continue using the current 2024 mailing list for communications. Takekawa san is trying to resolve this issue and will notify everyone once the new system is fully operational.
Report from the Donation Committee: (Reported by Dr. Muto and Mr. Citrano)
As usual, they plan to donate some books to the library this year.
In addition, they discussed a possible donation plan for four colored banners at the gym. This was the first day of discussion for this possibility. They plan to install four banners.
Discussion will continue on several possibilities for donation ideas this year or next year.
The tricky part is not creating the banners but figuring out how to hang them high up in the gym safely and securely so they last a long time and look great for the kids. The contractor will mock up different designs, fonts, etc.. The timeline and cost are not yet sure, but the contractor will provide them after research.
Report from the PR Committee: (Reported by Kana Sogai)
Kana Sogai introduced the PR committee plan.
Take the minutes of the monthly PTA meeting.
Upload pictures from various events to the PTA website.
Publish the PTA newsletter to share their activities for all parents.
A link to the PR 2025 plan was provided.
Report from the Rule-making Committee:
There were no specific suggestions.
They asked to be notified if there are any changes.
Notice of next meeting: (Given by Scott)
The next regular meeting will be held on Tuesday, June 17th, from 12:15 to 13:15.
It will also be held as a hybrid meeting at MIS and via Zoom.
【日本語 PTAミーティング議事録】
MIS PTA総会が2025年5月27日に12時15分から13時15分まで開催されました。ミーティングは学校およびZoomでのハイブリッド形式で行われました。Zoomにはリンク経由でアクセスでき、IDは852 2846 3369、パスコードは327956でした。
会議はアジェンダに沿って進行しました。
はじめに:
メンバーリストは前回の会議で確認されました。
2025年の新しいグループメール作成のお願いが、5月27日にITリーダーへ依頼されました。
イベント委員会からの報告:
2025年5月17日に開催されたバザーについて:
17名の保護者がボランティアに登録しましたが、結局家族全員が参加し、多くの人手が確保できて素晴らしかったため、皆短いシフトでバザーを楽しむことができました。
G2教室の近くに飲み物のスタンドが設置されました。
バウンシーキャッスルは天候のため中止となりました。
寄付された魅力的な景品のおかげで、これまで以上に多くのラッフルチケットが売れ、収益につながりました。ラッフルチケットだけで478,000円を売り上げました。
バザーからの全体的な利益は131万円でした。これは前年の130.6万円よりわずかに多い金額でした。
バウンシーキャッスルがなくても収益は増えましたが、飲み物の販売数は昨年ほどではなく、かなりの数の箱が残りました。残った飲み物は9月のファミリーピクニックデーで販売する予定です。
飲み物スタンドの素晴らしいサインを作成したAnna氏に感謝の言葉が述べられました。PTA飲み物スタンドの写真を持っている場合は、送るか共有フォルダに入れてほしいとのことでした。
2025-26年度の今後のイベントは以下の通りです:
6月28日 テリーフォックスラン。昨年の準備は既にできています。家族への案内状を送付し、子供たちに説明するためのアセンブリーをスケジュールします。pledge sheetsなどが配布される予定です。テント3つを設置するために約6名のボランティアが必要です。必要なテーブル、椅子、テントなどについて、Ostasan氏に情報が送られます。
9月6日 ファミリーピクニックデー。宝探しを企画する予定です。昨年のようにダンスクラスを開催するか、また剣道クラスについてもダンスの先生と話し合う必要があります。飲み物を販売する予定です。体育館ではスポーツゲーム、バスケットボールの試合などが設定されます。このイベントに関する新しいアイデアがあれば歓迎されます。開催は9月ですが、間に夏休みがあるため、計画を開始する必要があります。このイベントは6月の次回のミーティングで話し合われる予定です。
2月27日 教職員感謝デー。昨年と同様に、生徒にMISの先生だけでなく清掃員や事務職員など全スタッフへの感謝を示す手紙を書いてもらいます。保護者には食事の寄付をお願いし、ビュッフェ形式のランチを企画します。
会計委員会からの報告: (竹川氏より報告)
2025年度予算計画が提示されました。
2025年の総収入見込みは3,685,851円で、主な内訳は繰越金(1,840,951円)と予算化されたPD費用(生徒数360名を基に1,800,000円)です。PTA収益は24,900円、ファミリーピクニックからの収入は20,000円と予算化されています。飲み物販売からの24,900円の収益についても言及されました。
総支出計画は3,046,320円です。
最も大きな支出項目は3,000,000円の寄付で、これは暫定的なもので、具体的なプロジェクトはまだ決定されていません。
残高状況を見ると、2024年末の1,871,951円から2025年末までに279,531円に減少する見込みです。これは期首残高、収入、そして通常経費(46,380円)と300万円の寄付を差し引いた金額に基づいています。予想される繰越金は279,539円です。
まとめられた主要なポイントは、予算が2020年の実績に基づいていること、300万円が寄付に割り当てられていること、予想される繰越金は279,539円であること、生徒数は360名と見積もられていること(昨年の371名から減少)、そして全ての数値がPTA監査役によって承認されていることです。
予算計画に関する詳細は、次回のMonthly Meetingにて説明される予定です。
IT委員会からの報告: (竹川氏より報告)
委員会の活動と2025年の計画が発表されました。
委員会は2022年に設立され、組織のデジタルインフラを着実に発展させています。
主な活動には、委員会リーダーからのMIS PTA ITツールの効果的な使用方法に関する質問に答える継続的なサポートサービスが含まれます。この役割は委員会全体での規制を確保する核となる責任の一つです。
戦略的計画イニシアチブとして、現在のIT利用状況の包括的な調査を実施し、2025年に計画されている変更のためのロードマップを策定しています。
インフラ改善として、昨年Google Workspaceのサブスクリプション移行に成功し、今年もこれを継続・維持管理します。
メーリングリストに関する技術的な更新情報が共有されました。最近の技術仕様変更のため、Takekawa sanは現在、新しい2025年のメーリングリストシステムに新規ユーザーを追加することが一時的にできない状況です。暫定的な解決策として、連絡には現在の2024年のメーリングリストを引き続き使用するようお願いされました。Takekawa sanはこの問題の解決に努めており、新しいシステムが完全に稼働次第、全員に通知するとのことです。
寄付委員会からの報告: (Dr. Muto)
例年通り、今年も図書館に書籍を寄付する予定です。
加えて、体育館に4色のバナーを設置する可能性について、寄付計画として議論を開始しました。これは最初の話し合いであり、バナー4本を設置する予定です。
今年もまたは来年以降も、寄付のアイデアに関するいくつかの可能性について議論を続ける予定です。
課題はバナーの作成ではなく、体育館の高所に安全かつ確実に、長く使えるように設置する方法を見つけることであす。業者は異なるデザイン案などを提示する予定です。時期や費用はまだ未定ですが、業者が調査後に提供するとのことです。
PR委員会からの報告: (SOGAI)
主な役割と責任は以下の3点です:
月例PTAミーティングの議事録を作成すること。
様々なイベントの写真をPTAウェブサイトにアップロードすること。
PTAニュースレターを発行し、全ての保護者に活動を共有すること。
PR 2025の計画へのリンクが提供されました。
会則委員会からの報告:
特に具体的な提案はありませんでした。
変更点があれば知らせてほしいとのことでした。
次回ミーティング開催の連絡: (Scott氏より)
次回の定例ミーティングは、6月17日(火)12時15分から13時15分に開催されます。
MISとZoomのハイブリッドミーティング形式で行われます。